CONTRATO DE SERVICIOS
Terminos y Condiciones Suscripción AlparData
Alcance
El objetivo de este acuerdo (de aquí en adelante “El acuerdo”) es setear las condiciones bajo las cuales el cliente recibe el servicio de suscripción de Nube suministrado por Alpardata S.A.S.
1 Definiciones
1.1 Cliente
Se reconoce como cliente, a la persona física o jurídica vinculada a la suscripción de AlparData.
1.2 Usuario
Un usuario es definido como un empleado, cliente o proveedor del cliente, que accede a Odoo para crear o editar. Los usuarios externos conocidos como Portal no cuentan dentro de los mismos. Se adjuntan ejemplos
- Un empleado del cliente que reporta sus gastos o horas de trabajo es contabilizado como un usuario;
- Un contador externo que accede a Odoo es contabilizado como un usuario;
- Clientes y proveedores que acceden desde el portal no son contabilizados como usuarios;.
1.3 Información Confidencial
"Información Confidencial" refiere a toda la información designada de esta forma, relacionada con negocios, relaciones, productos, desarrollos, know how, personal, clientes, etc, que sea identificada como confidencial.
1.4 Bug
Será considerado como un bug, cualquier mal funcionamiento de las funciones existentes del sistema o fisuras de seguridad en el código de Odoo Enterprise.
Para evitar dudas, no son considerados bug: falencias en cumplir necesidades específicas del cliente, funcionamiento erróneo debido a instalación o configuración defectuosa de Odoo, brechas en seguridad por irregularidades internas de registro de contraseñas o similares, funcionalidades no implementadas aun.
En todos los casos AlparData se reserva el derecho de decidir si la solicitud del cliente es un bug o no lo es.
1.5 Personalizaciones
Se considera personalización a cualquier modificación de funcionalidad de Odoo que no esté realizada por módulo y que implique modificación de alguno de los siguientes elementos: Vistas y menús, campos y modelos, reportes (con excepción de reporte de remito pre-impreso y factura pre-impresa que no se consideran personalización), Reglas automáticas, acciones de servidor y acciones planificadas, modificaciones en permisos.
1.6 Versiones cubiertas
Todos los servicios provistos bajo este acuerdo son aplicables a las versiones cubiertas por AlparData. AlparData se compromete a cubrir la última versión lanzada con localizaciones implementadas y la versión anterior (de aquí en más “Versiones Cubiertas”).
1.7 Odoo Enterprise
Odoo Enterprise se refiere al software publicado Odoo SA e identificado como tal.
1.8 Módulos
Un módulo es un paquete de Odoo que permite extender o generar cierta funcionalidad
Se presentan dos tipos de módulos:
- Soportados: se podrán instalar y están alcanzados por los servicios de AlparData.
- No soportados: se podrán instalar pero NO están alcanzados por los servicios de AlparData. Otros módulos no instalables: no podrán ser instalados en la base de datos
2 Servicios
Todos los servicios que se mencionan a continuación aplican solo para los módulos soportados.
2.1 Implementación
Una vez recibido el pago del cliente, el proyecto se confirma y posteriormente es derivado al sector de operaciones donde se les asignará el consultor responsable de guiarlos durante el proceso de implementación.
El inicio de la implementación se programará de antemano entre ambas partes sujeta a la disponibilidad de las mismas. Para asegurar el cupo de implementación y respetar la fecha programada es necesario que se haya efectuado el pago de lo indicado por el sector comercial.
Durante el período de implementación se llevarán adelante reuniones semanales (1 reunión por semana) con una duración aproximada de 2 horas con el consultor asignado (excepcionalmente se podrá coordinar más de una reunión semanal en el caso de que el consultor tenga mayor disponibilidad y sea previamente coordinado por ambas partes).
La fecha de salida a Go Live no podrá asegurarse en ningún caso, ya que dependerá de la complejidad del proyecto, el cumplimiento de las tareas recomendadas por el consultor, la participación en las reuniones semanales, como así también el tipo de empresa, los módulos contratados y las horas de consultoría asignadas.
Se proveen en todos los casos estimaciones de tiempo, en base a nuestras estadísticas de proyectos similares.
2.2 Mesa de ayuda
Por la duración de este acuerdo, el cliente podrá utilizar los siguientes canales:
- Carga de Tickets: Son el mecanismo oficial para formalizar una consulta o reclamo. Personal de AlparData se compromete a tomarlos y trabajar en la resolución de los mismos.
- Chat: El cliente tendrá acceso a un Chat online desde su sistema que le permitirá contactarse en tiempo real con el equipo de Mesa de Ayuda de AlparData para consultar o ampliar información sobre tickets previamente cargados.
- Llamadas telefónicas: AlparData pone a disposición un número telefónico donde el cliente puede contactarse por urgencias.
Ante la resolución de un ticket, el cliente recibirá una respuesta formal que quedará documentada en el ticket, comentando en detalle las aclaraciones del caso.
Está incluido en la Mesa de Ayuda:
- Preguntas Funcionales - Operativas: Preguntas funcionales sobre temas sobre los cuales el cliente ya ha sido capacitado y problemas relacionados con la operatoria diaria, siempre y cuando no requiera que entendamos tu proceso de negocio y/o implique conocer cómo está parametrizada tu base de datos. La respuesta podrá ser con un link a la documentación, un video, una explicación escrita específica para tu problema o una respuesta estándar a preguntas comúnmente realizadas por los clientes (FAQ, frequently asked questions).
- Problemas Técnicos: Problemas técnicos, errores o comportamientos anormales del sistema de módulos “Soportados”.
- Preguntas Administrativas: Preguntas relacionadas con la suscripción o facturación. Por ejemplo: Reenviar última factura, me figuran facturas impagas y es porque tengo débito automático.
- Preguntas Comerciales: Preguntas relacionadas con la alta o baja de servicios a tu suscripción AlparData. Por ejemplo: Dar de alta nuevos usuarios, contratar una nueva app.
- Problemas con Actualizaciones de Versión: Problemas relacionados con actualizaciones de versión siempre y cuando tengan que ver con migración de datos históricos.
No está incluido en la Mesa de Ayuda cualquier otro aspecto, como por ejemplo:
- Parametrizaciones o Configuraciones de tu base de datos. Cómo configurar tu base de datos (Ejemplos: Puntos de venta, Métodos de cobro/pago, Términos de Pagos, Almacenes, Rutas de Inventario, etc.)
- Alta o modificaciones de datos.
- Personalizaciones de ningún tipo: Vistas, acciones automáticas, acciones de servidor, reportes, etc., ni preguntas o situaciones relacionadas a desarrollos específicos o personalizaciones hechas por AlparData, un tercero, o alguien dentro de su compañía (esto es específico sólo para tu base de datos)
- Relevamiento, análisis y viabilidad. Preguntas que requieren que entendamos tu proceso de negocio para así ayudarte a implementar tu base de datos.
- Capacitación y/o asesoramiento funcional funcional en cómo usar tu Software de ningún tipo.
- Incorporación de nuevas apps.
- Incorporación de nuevas funcionalidades dentro de una app ya implementada. (por ejemplo: incorporar dropshipping a a su app de Inventario)
- Análisis de datos del cliente.
Cualquier ticket que no esté incluido dentro del alcance se notificará y podrá ser evaluada su resolución con horas de consultoría.
Los canales de soporte de chat, teléfono y carga de tickets, estarán activos para los usuarios habilitados. La cantidad de usuarios habilitados para tal fin estará delimitada por la línea de su contrato: "Suscripción Accesos Chat/Tickets x Usuario", siendo por defecto, un usuario.
El horario de atención es de lunes a viernes de 8:00 horas a 18 horas.
El usuario Administrador quedará reservado para uso de AlparData en todas las instancias debido a la criticidad que implica su uso, originada en los potenciales riesgos que acarrean alteraciones en clases y objetos a los que tiene este tipo de usuario acceso.
Con la finalidad de testear reportes de falla o consultas del cliente, personal de soporte AlparData podrá loguearse en su base de datos con cualquier usuario salvo que el mismo solicite lo contrario, en cuyo caso, la demora en la resolución de los tickets podrá ser mayor. En todos los casos, Alpardata se compromete a restringir esos accesos a personal interno autorizado y a mantener la estricta confidencialidad de los datos del cliente.
En todo momento el cliente será el responsable del uso que se dé al sistema y su parametrización. En todo momento las tareas de AlparData se limitan solamente a servicios de asistencia al cliente.
2.3 Servicio de actualización
2.3.1 Cambio de versión
El actual contrato de suscripción contempla, salvo en casos de alta complejidad, también la actualización de la versión de Odoo (por ejemplo de v13 a v15), a partir del momento en que las Localizaciones y módulos soportados adicionales requeridos sean migrados a la misma. En casos de alta complejidad de sistemas particulares con desarrollos a medida, podrá ser facturado de manera adicional.
A partir de 2023, Odoo by AlparData estará alineado con el roadmap de actualizaciones de Odoo, de manera de tener disponible una nueva versión cada uno o dos años.
La actualización incluye diversos aspectos técnicos, tales como:
- migración de datos de la base anterior a la nueva
- migración y actualización de localizaciones y módulos,
- validación y migración de personalizaciones soportadas,
- generación de bases de pruebas para verificar que la migración fue correcta y no afecta los circuitos y operatoria diaria.
Para reducir el impacto de nuevas funciones o cuestiones relacionadas con el uso diario del sistema, podrán ser contratadas horas de consultoría adicionales en caso de ser necesarias.
No podrá garantizarse el mantenimiento de la totalidad de las funcionalidades o personalizaciones no soportadas en cada cambio de versión, el cliente podrá optar en cada caso: contratar horas de consultoría o no actualizar.
2.3.2 Actualizaciones dentro de una versión
La política de actualizaciones de AlparData apunta a que en una misma versión sólo se realizarán cambios o actualizaciones de elementos menores, personalizaciones definidas conjuntamente con Producto, mejoras y arreglos de bugs (tanto de Odoo como de módulos gestionados por Alpardata). No se incorporarán nuevas funcionalidades. Los cambios mayores se reservarán para las actualizaciones de versión (explicado en punto 2.3.1).
Entonces, para resumir (no es excluyente), las bases productivas de clientes tendrán actualizaciones menores (es decir 15.0.2023.01.15 a 15.0.2023.01.17 donde 15 es la versión mayor y 2023.01.17 la fecha en la que se hace el nuevo release):
- cuando un cliente solicita una mejora (es decir un desarrollo sobre una funcionalidad ya existente)
- cuando se detecta un bug (puede no requerir solicitud del cliente)
2.3.3 Actualizaciones de Localización y alcances
Entre las actualizaciones incluidas dentro de la misma versión se incluyen funcionalidades que apunten a requerimientos legales nuevos que se hayan incorporado.
Se deja constancia que AlparData no será responsable de la actualización de alícuotas o modos de cálculo de impuestos, retenciones, percepciones, etc., ya que es el Cliente quien debe parametrizar el sistema debido entre otras razones, a que es quien tiene el conocimiento interno de su empresa y operación diaria.
2.4 Documentación
Con la suscripción activa el cliente poseerá acceso a la documentación exclusiva del sistema disponible en la web.
2.5 Horas de consultoría
Con la suscripción activa el cliente estará habilitado para adquirir horas de consultoría de consultores funcionales y técnicos de AlparData.
El alcance de las horas de consultoría incluye:
- Relevamiento y análisis de requerimiento
- Definición de viabilidad
- Consultoría
- Personalizaciones por interfaz
- Parametrizaciones de la base de datos
- Implementación de módulos aún no implementados y soportados
Las horas de consultoría tienen validez de 12 meses corridos desde contratación y son fraccionables en unidades de 30 minutos con un mínimo de 60 minutos.
El canal utilizado será la herramienta de videollamada de Google Meet, se deberá de contar con conexión a internet idónea. En caso de problemas de conexión a internet por el lado del cliente, las horas serán consumidas de todas formas por más que no se haya podido avanzar satisfactoriamente con los temas planificados.
Política de cancelación de reuniones: Las mismas son cancelables con aviso superior a 24 horas, caso contrario, las horas programadas serán consumidas
Horarios sujetos a disponibilidad, pactados con anticipación.
Las horas contratadas deberán ser abonadas de manera anticipada.
La fecha de comienzo de uso de las horas se fijará, de acuerdo a disponibilidad, en el rango de 30 días de la confirmación de parte del cliente para comenzar a trabajar en el caso, siempre y cuando ya se haya concretado la contratación del servicio.
No están incluidos desarrollos a medida del cliente.
No es posible garantizar de antemano entregables/soluciones ya que la viabilidad del requerimiento dependerá del análisis realizado por un experto de AlparData durante las horas de consultoría contratadas.
La estimación de las horas sugeridas son una aproximación y puede resultar en no ser suficientes, en cuyo caso podrán contratarse horas adicionales.
Las tareas de implementación se dimensionan en horas de consultoría y se recomiendan cantidades de hora dependiendo de los usuarios y módulos a incluir, en base a la experiencia de implementaciones pasadas. Es posible contratar horas adicionales en caso de agotar las presupuestadas. Es importante destacar que las cantidades de horas sugeridas en todo caso serán estimativas y que pueden no ser suficientes en determinados casos.
Es posible contratar horas de consultoría durante el proceso comercial para hacer un análisis de GAP detallado y poder hacer un dimensionamiento preciso de la implementación.
2.6 Customizaciones
Las customizaciones son modificaciones que se realizan a algunos componentes técnicos de Odoo para poder adaptar Odoo a un requerimiento del cliente.
Es importante destacar que desde AlparData no alentamos personalizaciones sobre el funcionamiento estándar de Odoo ya que implican mayor complejidad del producto y traen como consecuencia, costos inherentes a hacer al sistema en distinto a su diseño original.
De cualquier manera, en caso de necesitarlas inevitablemente, para estar habilitados a realizar personalizaciones en su base de datos es necesario que su suscripción incluya el producto "Personalizaciones". Este requerimiento es Independientemente de las horas de
consultoría contratadas, que serán necesarias para especificar y realizar la Personalización en su base de datos.
El precio del producto customizaciones en su suscripción, variará en función de la cantidad de líneas de código que represente la personalización.
Para mayor información, comunicarse con el personal.
2.7 Servicios No Alcanzados
No está alcanzado ningún servicio que no esté mencionado en los puntos anteriores.
Algunos ejemplos de servicios que AlparData no ofrece de ninguna forma, incluso con horas de consultoría contratadas.
- Desarrollos de módulos a medida.
- Consultoría sobre ningún punto que no sea relacionado con Odoo by AlparData: Marketing, Diseño web, etc.
3 Acuerdo
3.1 Costos de suscripción
3.1.1 Suscripción mensual/anual
El costo del servicio de suscripción se calculará a partir de variables como cantidad de usuarios y cantidad de compañías. El mismo se abonará mensualmente de manera anticipada y podrá variar (de manera trimestral, salvo eventos extraordinarios) por múltiples factores que componen la matriz de costos, como son nivel general de precios del país, costos de hosting y servicios internacionales, nivel salarial de sector IT, así como de las licencias internacionales de Odoo (*), relacionados directamente con la divisa dolar.
El plan de facturación se activará al aceptar el contrato, a partir de la validación de la Orden de Ventas, siendo los comprobantes enviados por correo mensualmente, con vencimiento a los 7 días de la fecha de factura. Los mismos deberán ser abonados con medios de liquidez inmediata, como transferencias bancarias o débitos automáticos en cuenta.
3.1.2 Cambios en la suscripción
Incrementos en la cantidad de usuarios (ya sea solicitado a AlparData o gestionado directamente por el cliente) derivará en el aumento de la tarifa mensual. Los usuarios activos y las apps, no podrán ser reducidos hasta el cierre del contrato de Odoo Enterprise vigente.
Disminuciones en las cantidades de usuarios, aplicaciones, personalizaciones y compañías, en los casos en que la suscripción presente línea de descuento debido a que los cargos sean inferiores a los actualmente aplicados según los precios de lista vigentes, serán absorbidos hasta un 100% por la misma.
En caso de que el cliente desee utilizar un entorno de multicompañía para operar de manera internacional, es necesario que su contrato sea de naturaleza internacional y se facture en una divisa extranjera. Esto se debe a que presentará costos internos asociados que serán también de naturaleza internacional.
Cambios en cantidades de usuarios y en apps, deberán en todo caso ser solicitados vía ticket por el cliente.
3.1.3 Actualizaciones por cambio de tarifas vigentes
Anualmente, en caso de que los cargos aplicados durante el periodo anterior, sean inferiores a los actualmente aplicados según los precios de lista vigentes, se podrá incrementar hasta un máximo de 10% anual en términos reales, lo que podría implicar una reducción en líneas de descuento. (**)
* Aplica para aquellos contratos en los que las licencias de Odoo sean adquiridas por AlparData por el periodo anual adelantado, pero cobradas mensualmente al cliente a través de su suscripción, por lo que el cliente no tendrá la propiedad de las mismas en caso de no contar con contrato activo. El número de licencia no podrá ser suministrado ya que es propiedad de AlparData. En el caso de los contratos en los que la licencia esté a cargo del cliente, las mismas serán adquiridas por el mismo y serán propiedad del mismo, cuya responsabilidad incluirá su renovación y actualización en caso de upsells.
** Aplica para contratos en todas las divisas, en caso de monedas de alta indexación como ARS, se procederá a la reducción del descuento en términos reales.
3.2 Duración
La duración del Acuerdo será de un año, comenzando en la fecha de la aceptación del presente acuerdo.
El mismo será renovado de manera automática, bajo la última versión publicada en el sitio oficial de AlparData y de manera anual, a excepción de que el cliente manifieste la intención de no hacerlo como mínimo 30 días antes del fin del periodo especificado.
3.3 Suspensión
En caso de adeudar facturas, AlparData se reserva el derecho de suspender el servicio temporalmente. Al momento de acumular 25 días transcurridos desde el vencimiento de la factura más antigua de suscripción, la base de datos se desactivará automáticamente. Este proceso es reversible, y la base puede activarse nuevamente saldando la deuda referida.
3.4 Terminación del servicio
La terminación consistirá en la detención de la provisión de servicios y facturación desde AlparData, así como la eliminación de las instancias y bases de datos activas.
3.4.1 Causas de Terminación
- Automática por falta de pago: Tras 50 días de facturas adeudadas vencidas se procede a la terminación definitiva e irreversible del servicio.
- A pedido del cliente: La terminación de la suscripción deberá de solicitarse vía ticket cargado con no menos de 15 días de anticipación para dar tiempo al proceso de baja y extracción de backup de base de datos.
- AlparData se reserva el derecho a la terminación de la suscripción en el caso de que exista maltrato hacia personal de AlparData por parte del cliente.
4 Otras consideraciones
4.1 Obligaciones del Cliente
4.1.1 Seguridad
El cliente acuerda: No difundir contraseñas a terceros de manera de preservar la seguridad de la base de datos.
4.1.2 Alcances funcionales de Odoo
El cliente se compromete, previo a la contratación del servicio, a revisar en detalle la demo disponibilizada, teniendo en cuenta que la misma presenta las funcionalidades que dispondrá el ERP luego de implementado. En caso de poseer dudas particulares por funciones críticas para la operación de su empresa, se compromete a realizar estas consultas por escrito para poseer certeza sobre los alcances y avanzar a la contratación con certezas respecto a las funciones que dispondrá en Odoo.
En el caso de que el cliente requiera un análisis más extenso y detallado que el suministrado en el proceso comercial, podrá contratar horas de consultoría antes de la contratación, para realizar un análisis de GAP más detallado que lo ayude a tomar su decisión con mayores precisiones del alcance disponible del producto y servicio.
4.2 Traspaso de empleados
El cliente acuerda no solicitar u ofrecer empleo a ningún empleado de AlparData durante la vigencia del contrato de suscripción y hasta 12 meses después de su terminación, caso contrario, deberá abonar 18 meses del salario bruto del empleado a AlparData.
4.3 Publicidad
Salvo que el cliente notifique a AlparData lo contrario, dará permiso a AlparData para reproducir y mostrar su nombre y logo solo con la finalidad de ser referido como un cliente de AlparData en los canales de marketing.
4.4 Confidencialidad
AlparData se compromete a proteger la información de la base de datos del cliente y la confidencialidad de la misma, y acuerda que el acceso a la misma sólo con fines de soporte.
AlparData declara que sus empleados presentan compromiso de confidencialidad firmado, vinculado a la no divulgación de información y a la no utilización de la misma para un objeto distinto a aquel que motivara el acceso a la misma.
4.5 Integraciones
La suscripción AlparData no incluye dentro de su alcance de soporte, asistencia y mantenimiento, integraciones con otros aplicativos o software de terceros.
4.6 Conexión a Internet y Hardware/Software
El Cliente reconoce que el correcto funcionamiento del sistema estará ligado a las prestaciones de Internet disponibles en su lugar de trabajo, siendo un factor relevante para el uso y disponibilidad del sistema, así como también del equipamiento de hardware y aplicativos del mismo requeridos para utilizar Odoo sin problemas.